Krajowy System e-Faktur tuż, tuż. Dostaliśmy z Instytutu Monitorowania Mediów S.A. poniższą wiadomość odnoszącą się do zmiany sposobu wystawiania faktur. Przypomnijmy, największe firmy zmiana będzie obowiązywać już od 1 lutego 2026 roku, dla pozostałych od 1 kwietnia.

Poniżej rzeczony tekst.

Czy rolnicy powinni korzystać z KSeF? Wyjaśniamy zasady

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już niedługo stanie się standardem dla większości przedsiębiorców. Mimo to nie wszyscy będą musieli korzystać z faktur ustrukturyzowanych. Wśród grup, które zostały wyłączone z obowiązku, znajdują się rolnicy ryczałtowi.

Kogo dotyczy zwolnienie?

Rolnikiem ryczałtowym jest osoba, która:

• nie prowadzi działalności gospodarczej,
• korzysta ze zwolnienia z VAT,
• sprzedaje swoje produkty rolne na podstawie faktury VAT RR wystawianej przez nabywcę.

– Z preferencji skorzystają tzw. rolnicy „ryczałtowi”, czyli tacy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i są zwolnieni z obowiązku VAT. Rolnik ryczałtowy rozlicza się przy pomocy specjalnej faktury VAT RR. Rolnicy ryczałtowi będą mogli, ale nie musieli, korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.

Od kiedy rolnicy mogą dołączyć do KSeF?

– Rolnicy ryczałtowi będą mogli korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Do tego czasu ich rozliczenia powinny odbywać się na dotychczasowych zasadach. Innymi słowy, przed wskazanym dniem korzystanie z KSeF będzie dla rolnika ryczałtowego niemożliwe – komentuje Monika Piątkowska.

Co istotne, dla faktur VAT RR przewidziana jest specjalna struktura oznaczona jako FA_RR(1). Rolnik będzie mógł w systemie upoważnić nabywcę płodów rolnych do wystawiania w jego imieniu:

• faktur VAT RR,
• faktur VAT RR KOREKTA.

Jak będzie wyglądał proces wystawiania faktur w KSeF?

W praktyce zasady się nie zmieniają – fakturę VAT RR nadal wystawia nabywca.
Różnica polega na tym, że:

1. Rolnik w KSeF wskazuje firmę, która ma prawo wystawiać faktury RR w jego imieniu.
2. Firma ta może przekazać uprawnienia dalej, np. pracownikom lub biuru rachunkowemu.
3. Uprawnienie obowiązuje do momentu jego odwołania.

– Aby nabywca płodów rolnych mógł wystawić faktury VAT RR, rolnik powinien wskazać w KSeF podatnika, którego uprawnia do wystawiania faktur RR na jego rzecz. Następnie uprawniony podmiot może nadać stosowne uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu. Do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF – przypomina Piątkowska.

Czy rolnik musi mieć NIP?

NIP jest konieczny, jeśli rolnik chce korzystać z KSeF i udzielać uprawnień nabywcy. Jeżeli jednak rolnik:

• nie ma działalności gospodarczej,
• nie ma NIP,
• posługuje się wyłącznie numerem PESEL,

to może nadal otrzymywać faktury zakupowe poza KSeF. Zostaną mu przekazane papierowo lub mailowo w formie PDF. Taka faktura powinna zawierać kod QR lub link, aby można było sprawdzić ją w systemie.

– W przypadku braku NIP rolnik nie otrzyma w KSeF danej faktury zakupowej. Faktura ustrukturyzowana zostanie udostępniona rolnikowi w sposób z nim uzgodniony. Jeśli natomiast rolnik prowadzi działalność gospodarczą, obowiązują go takie same zasady, jak innych przedsiębiorców, to znaczy jest obowiązany do stosowania KSeF – podsumowuje Monika Piątkowska.